Excel 2013: Utilizar una fórmula para aplicar formato condicional

 

Escrito por Carlos Fernández Muriano en Excely etiquetada con Condicional, Excel 201323 de abril de 2014

El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja de cálculo. Sin embargo, a veces las reglas de formato integradas no van lo bastante lejos. La adición de su propia fórmula a una regla de formato condicional le ayudar a agilizar acciones que las reglas integradas no pueden realizar.

Por ejemplo, supongamos que realiza un seguimiento de los cumpleaños de sus pacientes dentales para ver cuál está próximo y marcarlos como que han recibido una felicitación de cumpleaños de su parte.
En esta hoja de cálculo, vemos la información que deseamos usando formato condicional, controlada por dos reglas en las que cada una de ellas contiene una fórmula. La primera regla, en la columna A, aplica formato a futuros cumpleaños y la regla de la columna C aplica formato a celdas tan pronto como se introduce “Y”, indicando que se ha enviado la tarjeta de cumpleaños.

Para crear la primera regla:

1. Seleccione de la celda A2 a la A7. Realice esta acción arrastrando desde A2 a A7.
2. A continuación, haga clic en Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
3. En el cuadro de diálogoNueva regla de formato, haga clic en Utilizar una fórmula para determinar en qué celdas desea aplicar el formato.
4. En Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escriba la fórmula: =A2>HOY()

La fórmula usa la función HOY para ver si las fechas de la columna A son posteriores a hoy (en el futuro). De ser así, se aplica formato a las celdas.

5. Haga clic en Formato.
6. En el cuadro Color, seleccione Rojo. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita.
7. Haga clic en Aceptar hasta que se cierren los cuadros de diálogo.

El formato se aplica a la columna A.

Para crear la segunda regla:

1. Seleccione las celdas de la C2 a la C7.
2. Repita los pasos 2 a 4 anteriores e introduzca esta fórmula: =C2=”Y”

La fórmula prueba para ver si las celdas de la columna C contienen “Y” (las comillas alrededor de Y indican a Excel que es texto). De ser así, se aplica formato a las celdas.

3. En el cuadro Color, seleccione Blanco. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita.
4. Haga clic en la pestaña Relleno y seleccione Verde.

El formato se aplica a la columna C.

Pruébelo

Puede copiar la siguiente tabla en una hoja de cálculo en Excel (asegúrese de pegarla en la celda A1). A continuación, seleccione las celdas D2:D11 y cree una nueva regla de formato condicional que utilice la siguiente fórmula. Establezca un formato de color para aplicarlo a las celdas que coincidan con los criterios (es decir, hay varios ejemplos de ciudades en la columna D [Seattle y Spokane].

Primero	Último	Teléfono	Ciudad
Annik	Stahl	555-1213	Seattle
Josh	Barnhill	555-1214	Portland
Colin	Wilcox	555-1215	Spokane
Harry	Miller	555-1216	Edmonds
Jonathan	Foster	555-1217	Atlanta
Erin	Hagens	555-1218	Spokane
Jeff	Phillips	555-1219	Charleston
Gordon	Hee	555-1220	Youngstown
Yossi	Ran	555-1221	Seattle
Anna	Bedecs	555-1222	San Francisco

=COUNTIF($D$2:$D$11,D2)>1

Más información sobre el formato condicional

• Aplicar formato condicional basado en texto en una celda
• Copiar formato condicional
• Buscar valores duplicados rápidamente aplicando formato condicional
• Aplicar formato a celdas al instante con formato condicional
• Quitar formato condicional

Corresponde a:

Excel 2013 http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/usar-un-formula-para-aplicar-formato-condicional-HA102809768.aspx

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Excel 2013: función SUMAR.SI.CONJUNTO

 

Escrito por Carlos Fernández Muriano en Excel y etiquetada con Excel, Sumar.Si.Conjunto23 de septiembre de 2013

Descripción
Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios. Por ejemplo, si desea sumar los números del rango A1:A20 solo si los números de B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los números de C1:C20 correspondientes son menores que 10, puede usar la siguiente fórmula:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A20; B1:B20; “>0″; C1:C20; “32″, B4, “manzanas” o “32″.
rango_criterios2; criterios2; … Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.

 
 

Observaciones

Las celdas del argumento rango_suma se suman solo si se cumplen los criterios correspondientes especificados para esa celda. Por ejemplo, supongamos que una fórmula contiene dos argumentos rango_criterios. Si la primera celda de rango_criterios1 cumple con criterios1 y la primera celda de rango_criterios2 cumple con criterios2, se agrega la primera celda de rango_suma a la suma y así sucesivamente para todas las celdas restantes de los rangos especificados.
Las celdas del argumento rango_suma que contienen VERDADERO se evalúan como 1; las celdas de rango_suma que contienen FALSO se evalúan como 0 (cero).
A diferencia de los argumentos rango y criterios de la función SUMAR.SI, en la función SUMAR.SI.CONJUNTO, cada argumento rango_criterios debe contener el mismo número de filas y columnas que el argumento rango_suma.
Puede usar caracteres comodín como el signo de interrogación (?) y el asterisco (*) en los criterios. Un signo de interrogación coincide con un carácter individual, un asterisco coincide con una secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter.
Ejemplos
Ejemplo 1
Este tema de ayuda remite a datos activos de un libro incrustado. Cambie datos, o modifique y cree fórmulas en la hoja de cálculo, y Excel Web App (una versión de Excel que se ejecuta en Internet) los calculará inmediatamente.
Este ejemplo utiliza la función SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar los valores de las celdas que cumplen determinados criterios.
Utilice este ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO en un libro incrustado
Con una celda seleccionada en la columna “Resultado activo” del libro incrustado, puede presionar F2 para ver su fórmula subyacente. Puede cambiar la fórmula de la celda, o copiar o editar la fórmula y, a continuación, pegarla en otra celda y experimentar desde ahí con ella.




Para descargar el libro, haga clic en el botón Ver el libro a tamaño completo, en la esquina inferior derecha del libro incrustado (en el extremo derecho de la barra negra que hay arriba). Si hace clic en el botón, se cargará el libro en una ventana nueva del explorador (o en una pestaña nueva, según la configuración del explorador). Tenga en cuenta que, en la vista del explorador a tamaño completo, no se puede escribir en las celdas de la hoja de cálculo.
A continuación, en la vista del explorador a tamaño completo, puede hacer clic en el botón Descargar
Imagen
, que permite abrir el libro completo en Excel o guardarlo en el equipo. Con algunos ejemplos de funciones, abrir el libro en el programa Excel del escritorio permite utilizar fórmulas de matriz, en las que debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+Intro (esta combinación no funciona en el explorador).
Ejemplo 2
Este ejemplo utiliza la función SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar importes de cuentas bancarias según el interés pagado.
Utilice este ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO en un libro incrustado
Ejemplo 3
Este ejemplo utiliza la función SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar la cantidad de precipitaciones de determinados días.
Utilice este ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO en un libro incrustado
Ejemplo 4
Este ejemplo se basa en los datos del Ejemplo 3 y separa la lluvia, las temperaturas promedio y la velocidad promedio del viento en dos períodos de 12 horas para cada día.
Utilice este ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO en un libro incrustado
Ejemplo 5
Este ejemplo utiliza la función SUMAR.SI.CONJUNTO para escribir criterios como una referencia o mediante caracteres comodín
Utilice este ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO en un libro incrustado

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/sumar-si-conjunto-funcion-sumar-si-conjunto-HA010342933.aspx

Excel 2013: CONCATENATE function

Description

The CONCATENATE function joins up to 255 text strings into one text string. The joined items can be text, numbers, cell references, or a combination of those items. For example, if your worksheet contains a person's first name in cell A1 and the person's last name in cell B1, you can combine the two values in another cell by using the following formula:

=CONCATENATE(A1," ",B1)

The second argument in this example (" ") is a space character. You must specify any spaces or punctuation that you want to appear in the results as an argument that is enclosed in quotation marks.

Syntax

CONCATENATE(text1, [text2], ...)

The CONCATENATE function syntax has the following arguments:

Text1 Required. The first text item to be concatenated.

Text2, ... Optional. Additional text items, up to a maximum of 255 items. The items must be separated by commas.

Note You can also use the ampersand (&) calculation operator instead of the CONCATENATE function to join text items. For example,=A1 & B1 returns the same value as=CONCATENATE(A1, B1)

 

Example

Use the embedded workbook shown here to work with examples of this function. You can inspect and change existing formulas, enter your own formulas, and read further information about how the function works.

The formulas in this example use the CONCATENATE function to help create phrases and sentences from data in cells.

To work in-depth with this workbook, you can download it to your computer and open it in Excel. For more information, see the article Download an embedded workbook from OneDrive and open it on your computer.

 

Applies to:

Excel 2010, Excel Web App, SharePoint Online for enterprises, SharePoint Online for professionals and small businesses , Excel 2007, Excel 2003

 

 

Credit: http://office.microsoft.com/en-001/excel-help/concatenate-function-HP010342288.aspx

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Excel 2013: dar significado a los datos

 

Escrito por Carlos Fernández Muriano en Excel y etiquetada con Excel 2013, significado de los datos 24 de noviembre de 2013

El dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc) de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades.
Es un valor o referente que recibe el computador por diferentes medios, los datos representan la información que el programador manipula en la construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo.



Los datos aisladamente pueden no contener información humanamente relevante. Sólo cuando un conjunto de datos se examina conjuntamente a la luz de un enfoque, hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en dichos datos. Los datos pueden consistir en números, estadísticas o proposiciones descriptivas. Los datos convenientemente agrupados, estructurados e interpretados se consideran que son la base de la información humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma decisiones, la reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier investigación científica.
En programación, un dato es la expresión general que describe las características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo.
En Estructura de datos, es la parte mínima de la información.
El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo.
1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.



Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.



4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.
Obtenga más información sobre cómo aplicar formato condicional o analizar tendencias de datos usando minigráficos.
Mostrar los datos en un gráfico
La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón.
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee



Fuente: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/tareas-basicas-en-excel-2013-HA102813812.aspx

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Excel 2013: What is new ?

 

written by Carlos Fernández Muriano - see also http://www.empiezoinformatica.wordpress.com

Flash Fill

Imagine Flash (the super hero, not browser add-in) is using Excel to extract the middle names of all his villains. Now, flash being flash, do you think he will slowly type out the middle names one at a time? Of course, he can learn Excel formulas and do it in one stroke. But he is too busy running around & saving earth. So, obviously he would use Flash Fill.
Flash Fill works almost like magic. It looks at what you are typing and sees if there is any pattern in it (based on adjacent columns etc.) and then suggests a fill down option. See this demo.

Bonus Tip: Press CTRL+E to activate flash fill.

Built-in Data Model

The top 3 reasons why analysts & managers spend so much time with Excel:

1. Searching for that mysterious flight simulator Easter egg (#)
2. Formatting worksheets
3. Trying to link up multiple tables of data using VLOOKUP, Copy Paste and black magic.

Fortunately Excel 2013 makes #3 a breeze, thanks to built-in data model. Using Excel 2013 data model, you can link multiple tables with each other (one to one or one to many relationships) and generate powerful Pivot reports & charts with few clicks. Now you have more time to search for flight simulator.

Timelines

These days everybody boasts of a massive spreadsheet. But almost no one needs all the data at same time. We are always filtering data for latest quarter, 6 months starting Mother’s day or 8 weeks from November 1st etc. Of course, you can use auto-filter and select all the dates. But it is a pain.
Thanks to Timelines, filtering for dates is a breeze. You can add timelines for any date column in a pivot table / pivot chart. I am sure your clients & bosses will love it.

Quick Analysis

Depending on your work, you may love or hate it. Quick analysis is a new button that appears when you select a bunch of data. Using this, you can do a lot of quick analysis tasks like adding conditional formatting, charts, sparklines or turning your data in to tables (or pivots). To be frank, I find this a bit of annoyance as my analysis work is never quick!
But I am sure there are tons of people who would find this very useful.

Excellent color scheme

The default color scheme of Excel 2013 is bold, creative and well contrasted. It is a far cry from Excel 2003′s color scheme (which is boring, glaring & poorly contrasted). Now, if you insert a default chart (or table, pivot etc.) from your data, you need to do very little clean up work. It is ready to go!!!

Distinct Counts & more in your Pivot

If you are really quiet, you can hear an analyst in your company screaming with joy once they realize that in Excel 2013, you can get distinct count of values in pivot reports!!!

That is right, using Excel 2013 pivot reports, you can find out distinct counts. No extra formulas or no arrays or no VBA. More power to you
[Related: Using Distinct Count feature in Excel 2013 - case study]

New Formulas

In Excel 2013, there are many new formulas and improvements. My favorite new formulas are,

• Web formulas – WEBSERVICE(), FILTERXML() and ENCODEURL() (an example on these formulas)
• Information formulas – ISFORMULA(), FORMULATEXT(), SHEET() and SHEETS()
• Logical – XOR(), IFNA(), BITXOR(), BITOR(), BITAND() etc.

Easier Charting

In Excel 2013, there are massive changes in charting. Now you can create combination charts, add secondary axis, set up smart data labels, format the chart or switch styles with ease. Microsoft revamped the default formats too so that when you make a chart from data, it is ready for presentation (with out too many tweaks).
Some of favorite charting features are,

• Recommended charts feature that tells you which charts go well with your data.
• A screen where you can change the chart type for each series easily.
• Common chart customizations are a click away (screenshots 1, 2 & 3)
• Ability to create scatter plots based on a variety of input data layouts (Jon Peltier’s article on this).

That said not everything is rosy with 2013 charting. For example, I do not like that we have to go thru sidebar pane to customize charts (formatting etc.) instead of dialog box.

Animated Charts

One of the slickest things you will notice in Excel 2013 is the animation that you see when you move selection, do calculations or create charts. While this may be annoying to some, I find one good use for it. When you use charts coupled to interactive elements (like form controls, slicers etc.) they look sexier, thanks to Animation. See this demo to understand what I mean.

Power to you

Excel 2013 Professional Plus versions comes bundled with Power Pivot & Power View, 2 excellent features for powerful data analysis & visualization. You can think of these as full fledged BI solutions sitting right in your computer. The only glitch, Microsoft decided to give these features only Professional Plus users. I know it is annoying that home, office, professional level licenses cannot use Power Pivot even if they want to pay extra. What a pity!!!
More on Excel Power Pivot licensing issues & possible solutions.
Related: What is PowerPivot & How to use it?

3 things that are not so impressive

The whole cloud thing:

While it is understandable that Microsoft wants us all to purchase shiny new Surface tablets and use spreadsheets on the go, it seems like a bad idea. It annoys me that when I want to save a file, the first option I see is Chandoo’s sky drive. The process of saving files to sky drive and later viewing them in browsers is very slow and often results in errors or warnings. Instead, for desktop versions, why not make My computer as first preference?!?

Sharing & Social features:

Share to Facebook?!? seriously! Why would anyone want to share their spreadsheets on twitter or facebook? Do we really want facebook to know our annual budget & appraisal ratings (so that they can show us ads that say – Buy our scissors and cut your budget in half )?

Power Pivot is not for masses:

Microsoft positioned Power Pivot as BI for masses, offered it for free in Excel 2010. Then in Excel 2013, they went ahead and implemented a licensing policy that looks just as complicated as my lawyer’s invoice. Why would a for-profit company like MS want to not offer powerful tools like Power Pivot to masses for a fee? Why sell it only to corporate customers thru volume licensing program? beats me.

Bottom line

Despite these minor annoyances, I think Excel 2013 is a well designed, solid & powerful software ready to make more people awesome in their work. With features like tablet compatibility, data model, slicers & timelines, improved UI & color schemes it has quickly become my first choice when I want to use a spreadsheet (I run Excel 2010 & 2013 on same computer).

Credit:  http://chandoo.org/wp/2013/04/03/best-new-features-in-excel-2013/     

Basic tasks in Excel 2013

 

Excel 2013

 

Excel is an incredibly powerful tool for getting meaning out of vast amounts of data. But it also works really well for simple calculations and tracking almost any kind of information. The key for unlocking all that potential is the grid of cells. Cells can contain numbers, text or formulas. You put data in your cells and group them in rows and columns. That allows you to add up your data, sort and filter it, put it in tables, and build great-looking charts. Let’s go through the basic steps to get you started.

Tip For a training course to help you create your first workbook, see Create your first Excel 2013 workbook. To learn about new features, see What's new in Excel 2013.

Create a new workbook - basic tasks

Excel documents are called workbooks. Each workbook has sheets, typically called spreadsheets. You can add as many sheets as you want to a workbook, or you can create new workbooks to keep your data separate.

1. Click File > New.
2. Under New, click the Blank workbook.

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Enter your data

1. Click an empty cell. For example, cell A1 on a new sheet.

Cells are referenced by their location in the row and column on the sheet, so cell A1 is in the first row of column A.

2. Type text or a number in the cell.
3. Press Enter or Tab to move to the next cell.

Learn more about ways to enter data manually in worksheet cells.
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Use AutoSum to add your data

When you’ve entered numbers in your sheet, you might want to add them up. A fast way to do that is by using AutoSum.

1. Select the cell to the right or below the numbers you want to add.
2. Click Home > AutoSum, or press Alt+=.

AutoSum adds up the numbers and shows the result in the cell you selected.

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Create a simple formula

Adding numbers is just one of the things you can do, but Excel can do other math too. Try some simple formulas to add, subtract, multiply or divide your numbers.

1. Pick a cell and type an equal sign (=). That tells Excel that this cell will contain a formula.
2. Type a combination of numbers and calculation operators, like the plus sign (+) for addition, the minus sign (-) for subtraction, the asterisk (*) for multiplication, or the forward slash (/) for division.

For example, enter =2+4, =4-2, =2*4, or =4/2.

3. Press Enter. That runs the calculation.

You can also press Ctrl+Enter if you want the cursor to stay on the active cell.

Learn more about creating a simple formula.
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Apply a number format

To distinguish between different types of numbers, add a format, like currency, percentages, or dates.

1. Select the cells that have numbers you want to format.
2. Click Home > Arrow next to General.

3. Pick a number format.

If you don’t see the number format you’re looking for, click More Number Formats.

Learn more about ways to format numbers.

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Put your data in a table

A simple way to access a lot of Excel’s power is to put your data in a table. That lets you quickly filter or sort your data for starters.

1. Select your data by clicking the first cell and dragging to the last cell in your data.

To use the keyboard, hold down Shift while you press the arrow keys to select your data.

2. Click the Quick Analysis button in the bottom-right corner of the selection.

3. Click Tables, move your cursor to the Table button so you can see how your data will look. If you like what you see, click the button.

4. Now you can play with your data: Filter to see only the data you want, or sort it to go from, say, largest to smallest. Click the arrow in the table header of a column.
5. To filter data, uncheck the Select All box to clear all check marks, and then check the boxes of the data you want to show in your table.

6. To sort the data, click Sort A to Z or Sort Z to A.

Learn more about filtering data in an Excel table.
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Show totals for your numbers

Quick Analysis tools let you total your numbers quickly. Whether it’s a sum, average, or count you want, Excel shows the calculation results right below or next to your numbers.

1. Select the cells that contain numbers you want to add or count.
2. Click the Quick Analysis button in the bottom-right corner of the selection.
3. Click Totals, move your cursor across the buttons to see the calculation results for your data, and then click the button to apply the totals.

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Add meaning to your data

Conditional formatting or sparklines can highlight your most important data or show data trends. Use the Quick Analysis tool for a Live Preview to try it out.

1. Select the data you want to examine more closely.
2. Click the Quick Analysis button that appears in the lower-right corner of your selection.
3. Explore the options on the Formatting and Sparklines tabs to see how they affect your data.

For example, pick a color scale in the Formatting gallery to differentiate high, medium, and low temperatures.

4. When you like what you see, click that option.

Learn more about how to apply conditional formatting or analyze trends in data using sparklines.
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Show your data in a chart

The Quick Analysis tool recommends the right chart for your data and gives you a visual presentation in just a few clicks.

1. Select the cells that contain the data you want to show in a chart.
2. Click the Quick Analysis button that appears in the lower-right corner of your selection.
3. Click Charts, move across the recommended charts to see which one looks best for your data, and then click the one that you want.

Note Excel shows different charts in this gallery, depending on what’s recommended for your data.

Learn about other ways to create a chart.

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Save your work

1. Click the Save button on the Quick Access Toolbar, or press Ctrl+S.

If you’ve saved your work before, you’re done.

2. If this is the first time, go on to complete the next steps:
1. Under Save As, pick where to save your workbook, and then browse to a folder.
2. In the File name box, enter a name for your workbook.
3. Click Save to finish.

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Print

1. Click File > Print, or press Ctrl+P.
2. Preview the pages by clicking the Next Page and Previous Page arrows.

The preview window displays the pages in black and white or in color, depending on your printer settings.

If you don’t like how your pages will be printed, you can change page margins or add page breaks.

3. Click Print.

Learn more about printing a worksheet or workbook.
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Beyond the basics (basic tasks)

Go beyond the basics with your workbooks by using a function to create a formula, using slicers to filter data in an Excel table, or adding a trend or average line to a chart.

Credit:  http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/basic-tasks-in-excel-2013-HA102813812.aspx