La planificación de las compras
ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y
aumentarla productividad de la organización.
Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar
los gastos, aspecto clave para las instituciones del sector público.
Planificar las compras significa definir qué
necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de
un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican
los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus
principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad,
etc.
También se programan con anticipación las
compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.
La planificación de las compras puede ser
entendida como un proceso de tres etapas:
·
Levantamiento de requerimientos
Para planificar las compras, en primer lugar, es
necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo período. Es muy
probable que muchos de sus requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo,
las necesidades de papel, artículos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantención de vehículos, etc. se
mantendrán
relativamente constantes período tras período.
·
Programación de las compras
Con la información
recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de requerimientos se
deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir.
Una vez que se ha definido de qué modo se
comprarán o contratarán los bienes y servicios debemos programarlos de manera
de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es
fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno
de los procesos de compra y contratación.
·
Control y seguimiento de la ejecución del plan.
El seguimiento del Plan de Compras es tan
relevante como su elaboración. Nos permite guiar, controlar y transparentar las
compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar
medidas correctivas oportunamente. Se recomienda que, al menos con una
frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados, identificando:
-Compras realizadas de acuerdo al plan.
-Compras no realizadas de acuerdo al plan.
-Compras realizadas, pero con modificaciones
(ej. mayor presupuesto o
plazo que lo estimado).
-Otras compras realizadas no previstas en el
plan y las causas que originan
las desviaciones respecto al plan.
Al analizar la información que se recoge de este
proceso será necesario poner atención en las causas que pueden explicar las desviaciones
ocurridas entre lo planificado y lo efectivamente ejecutado. Es muy probable
que algunas de estas desviaciones se expliquen por problemas ocurridos durante la planificación de las compras,
por lo que el seguimiento del Plan permitirá
Implementar mejoras en este proceso que
permitirán evitar la ocurrencia de este tipo de errores en el futuro.
Finalmente, es preciso destacar que la
realización del seguimiento permitirá detectar a tiempo la ocurrencia de
problemas en la ejecución del plan, como atrasos o errores en las estimaciones
de cantidades o precios.
Presupuesto
Un presupuesto es un plan financiero formal para
comparar los gastos con los ingresos.
Los períodos del presupuesto varían, pero el período más común es un año.
Dentro del año, los presupuestos pueden realizarse mensuales o trimestrales. El
término presupuesto se aplica popularmente a la porción de dinero destinado a un fin especifico, es decir, pueden haber
tantos presupuestos individuales como la complejidad del organismo lo requiera,
el agrupamiento de estos presupuestos forman el "presupuesto
principal".
Leer más: http://www.monografias.com/trabajos94/gestio-compras/gestio-compras.shtml#ixzz2ip6HJZs2
Realizar una lista con
los productos que necesitamos y que formarán parte de nuestra cesta de la
compra nos ayuda a encontrar la combinación de bienes preferida dentro de un
presupuesto fijo y establecido para un periodo, fecha o situación
determinada.
Fuente: http://www.economia-excel.com/2012/07/planificacion-de-compras.html
