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Monday, 31 March 2014

Microsoft BI Solution Builder


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Aprenda cómo las herramientas familiares como Excel encajan en la estrategia de BI de la empresa
Business Intelligence y la visión puede hacer la diferencia entre una empresa sobrevivir y prosperar. Microsoft pretende hacer inteligencia de negocios (BI) más accesible a todo el mundo a través de una organización, en parte, al proporcionar capacidades de BI en herramientas familiares como Excel para capacitar a más usuarios a crear y consumir ricas soluciones de BI como parte de su trabajo diario.
Si usted está interesado en cómo las capacidades de BI de Excel podrían caber dentro amplia solución de BI de la empresa, revise el Microsoft BI Solution Builder, una herramienta de configuración en línea que le ayuda a ver cómo las capacidades de los productos que usted posee actualmente podría contribuir a una renta básica de completa solución. Más información en el blog de Microsoft Business Intelligence.

http://blogs.office.com/b/microsoft-excel/archive/2013/02/11/microsoft-bi-solution-builder-excel.aspx

Wednesday, 13 November 2013

Principales desafíos y retos para el crecimiento de las Pymes en Latinoamérica.



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La importancia de las empresas pequeñas y medianas (PyMEs) en las economías latinoamericanas ha sido objeto de numerosos estudios de investigación. Representan más del 90% de las empresas de la región y, en particular, se destaca la fuerte incidencia que tienen en la provisión de fuentes de trabajo, por lo que conforman la base fundamental de la estructura del tejido social.
Es por ello que –prácticamente- todos los países de la región procuran articular políticas, planes y programas que hagan foco en la competitividad y productividad de las Pymes. No obstante ello, el diferencial de productividad que existe entre las Pymes y las grandes empresas resulta ser mucho mayor en Latinoamérica que la existente en los países desarrollados.
Este fenómeno puede ser observado de dos maneras diferentes, que conforman dos caras de una misma moneda: Las Pymes latinoamericanas se ven obligadas a enfrentar un sinnúmero de dificultades y obstáculos extra, que sus congéneres de los países desarrollados no tienen que afrontar. La otra forma de verlo, es que nuestras Pymes todavía presentan un potencial de desarrollo que, si se sabe aprovechar, hará que se amplíen las oportunidades de crecimiento para toda la región.


SUPERANDO OBSTÁCULOS + DETECTANDO OPORTUNIDADES Y AMENAZAS.
Los principales obstáculos para el crecimiento de las Pymes en la región son: el acceso al financiamiento a mediano y largo plazo, las regulaciones a la actividad económica, el costo de la energía y el costo creciente del m2 en las grandes urbes. Pero, sin lugar a dudas, la mayor preocupación radica en la capacidad para conseguir y retener a empleados cualificados, a un costo competitivo.
Los empresarios latinoamericanos coinciden en que el factor a desarrollar de mayor competitividad en la región se encuentra en la profesionalización de los recursos humanos, y no se equivocan: los grandes capitales de inversión en América Latina se han radicado en los países en los que existe la mejor calidad de mano de obra.
La principal barrera que tienen las PyMEs a nivel Latinoamérica es la de poder contar con personal calificado, capacitado e idóneo. Las Pymes pierden estos recursos en manos de empresas más grandes, que cuentan con más posibilidades de otorgar mayores salarios y beneficios.
En segundo tema que más preocupa a los empresarios es la falta de oportunidades de financiamiento a un costo competitivo, por lo que monitorear diariamente y con precisión el cash-flow y el capital de trabajo se torna una cuestión de supervivencia. Cuando los clientes solicitan comprar a crédito y con plazos más largos, las empresas incursionan en problemas financieros debido a la falta de liquidez. Operar con un reducido volumen de negocios los obliga a comprar a precios relativamente altos y a vender -con escaso margen- a precios relativamente bajos. Como consecuencia de ello, se ven en la imposibilidad de acumular excedentes reinvertibles, por lo que en la mayoría de los casos, reproducen precariamente sus existencias, remunerando de la misma manera a sus trabajadores. Podemos observar entonces que todos estos factores es encuentran íntimamente interrelacionados y que todos ellos atentan contra su crecimiento.
Asimismo, la inestabilidad política, sumado a la falta de reglas de juego claras por parte de los principales actores económicos, dificultan la formulación de planes a mediano y largo plazo en las empresas y esto afecta severamente las decisiones de inversión.
Por otra parte, el exceso de regulaciones a la actividad económica, las trabas burocráticas, la asfixiante presión tributaria, una legislación laboral todavía deficiente, la corrupción, el retraso en la adecuación de la infraestructura y las prácticas de las empresas del denominado “sector informal” (léase: competencia desleal) completan el panorama.
Las Pymes tienen un importante potencial para desarrollar su competitividad.
Sólo el 30% de las empresas familiares sobreviven el traspaso a la segunda generación y apenas el 15% logra pasar a la tercera generación. La mayor parte de los modelos de negocio tradicionales de las pymes están en franco retroceso, debido principalmente a los cambios de paradigmas que impulsan la globalización y el avance de las tecnologías de la comunicación/información.
Para incrementar entonces la competitividad de las pymes, resulta imprescindible contemplar dos aspectos claves del cambio: disponer de fuerza laboral calificada y adoptar tecnologías de la información.
A diferencia de las grandes empresas, que poseen mayoritariamente cuadros profesionalizados, la incorporación de herramientas y tecnologías de Business Intelligence en las Pymes resulta -a todas luces- un territorio prácticamente inexplorado para la gran mayoría de las empresas (y un excelente nicho de consultoría para incursionar). Pareciera que existe la creencia generalizada de que estas prácticas sólo corresponden a las grandes empresas o que están reservadas a entornos altamente profesionalizados. Cualquier empresario pyme -medianamente informado- conoce las bondades de estas herramientas y desearía -sin lugar a dudas- implementarlas en su empresa, pero por algún motivo, lo posterga por las que considera otras prioridades, tal vez, porque lo estima tan inalcanzable -en costo y complejidad- como lo sería instalar un sistema SAP. Lejos de este prejuicio, la realidad indica que en la era de la híper-conectividad y de la transferencia de información, prácticamente cualquier tipo de conocimiento se encuentra al alcance de quien posea la inquietud necesaria, por lo que cualquier Ceo de una Pyme, con habilidades para el bootstrapping, puede aplicarlas en su empresa.
La nube o la tecnología Cloud Computing ha hecho posible, entre muchos otros méritos, que la Inteligencia de negocios o Business Intelligence (BI), anteriormente arma únicamente disponible en el arsenal de las grandes empresas por ser muy cara y compleja, pueda ser una herramienta accesible para las pymes.
Esto es debido, principalmente, a que gracias a internet y las nuevas tecnologías, los softwares de BI Cloud Computing no necesitan inversión en hardware, ni software, ni licencias, lo que encarecía enormemente los Business Intelligence tradicionales. Por eso, hay muchas pequeñas y medianas empresas que pueden implantar su sistema de inteligencia de negocios, ya que, toda empresa, independientemente de su tamaño, precisa ser gestionada y tomar decisiones con respecto a sus ventas, compras, finanzas, etc. Además, los gastos excesivos de tener un Data Warehouse o servidor de almacenamiento de datos propios, se ahorran gracias a tenerlo en la nube, con la máxima seguridad.

Por otra parte y respecto del nivel de adopción de nuevas tecnologías, podemos decir que las Pymes recién ahora están empezando utilizar las redes sociales. Este medio les permite estar más cerca de sus clientes y proveedores y realizar campañas de ofertas. Las Pymes están descubriendo un nuevo canal para hacer negocios, en el cual se pueden poner al mismo nivel que el de una gran empresa.
El mercado latinoamericano está experimentando una curva de aprendizaje muy aguda en relación a la educación de sus consumidores, impulsado –principalmente- por el e-commerce. El consumidor se encuentra cada vez más informado y elige apartarse de la compra emocional o impulsiva, procurando adueñarse de sus propias decisiones en la web. Busca más, compara más y efectúa mejores decisiones de compra. Resulta precisamente en este medio en donde las pymes se encuentran en igualdad de condiciones de oferta respecto de las grandes empresas. Antes de la web, las grandes empresas se encontraban muy cómodas y estaban acostumbradas a gastar cuantiosas fortunas en los medios tradicionales para ahuyentar la aparición de nuevos competidores. Hoy, la web está emparejando la balanza a favor de las pymes y esto está empezando a ser un motivo de gran preocupación para los Ceos de las grandes empresas.
Asimismo, también podemos destacar que el avance de las tecnologías de la información genera un clima de negocios favorable para su apertura al comercio global, lo que le permite acceder a mercados que resultaban inimaginables años atrás. La perspectiva positiva respecto al comercio exterior ha crecido para las Pymes: están diversificando su portfolio de clientes y proveedores y esto las hace más fuertes ante un posible vaivén económico, los cuales se han tornado cíclicos en la mayoría de los países de la región.
Dentro de este contexto, Brasil (el país más influyente de la región) merece un párrafo aparte. Posee la tasa de crecimiento sostenida más fuerte y ha aumentado considerablemente su productividad en los últimos años, superando a Rusia y acercándose a países como China e India. Es el país más industrializado del bloque, seguido por México. No obstante ello, Brasil resulta ser el país de la región en donde menos se utilizan las redes sociales para potenciar el negocio, por lo que todavía presenta importantes posibilidades de desarrollo en ese aspecto.

Pymes 2.0: Los nuevos empresarios del futuro

Actualmente, coexisten 2 modelos de negocios: las pymes de los rubros “tradicionales” y las denominadas Pymes 2.0
Las primeras deben coexistir en una lucha constante por la diferenciación, buscando constantemente nuevas e innovadoras formas de añadir valor o presentar nuevos servicios a sus clientes como método de diferenciación de la competencia. La mayor parte de este segmento ha efectuado, está efectuando o está por efectuar, algún tipo up-grade, en áreas tan diversas como: herramientas, instrumental y tecnologías, procesos, sistemas, ingeniería, canales de venta e-commerce, o bien se encuentran profesionalizando diversas áreas de la empresa, mediante la incorporación de nuevos recursos que introduzcan el know-how necesario. El tema radica en saber si está efectuando el up-grade correcto, en la magnitud requerida y con la velocidad necesaria. Incorporar un Custemer Service? Certificar normas de calidad? Balanced Scorecard? Web Services? Migrar a “la nube”? Móbile Services? ¿Quién guía al Ceo en estas decisiones? En el caso de las empresas familiares, este tipo de decisiones suele provocar un enfrentamiento generacional entre quienes mantienen la postura tradicional, que tantos frutos le ha dado, y la generación emergente, que defiende el cambio. A veces, la diferencia existente entre ambas posturas puede asemejarse a la que existe entre una brújula y un GPS. Más allá que este tipo de decisiones se tomen con mayor o menor atino, lo cierto es que, en su gran mayoría se toman “cuasi-intuitivamente” y no bajo el encuadre de una técnica específica de management que garantice la mejor decisión al respecto. A diferencia de los emprendedores que nos antecedieron, hoy contamos con muchas más respuestas a muchos más interrogantes que en el pasado, sin embargo, no existe igual cantidad de Ceos que se formulen las preguntas correctas para su empresa. La tendencia indica que los Ceos están recurriendo cada vez más a los servicios de consultoría especializada en pymes, para que los ayuden a realizar un diagnóstico profundo y los orienten en la elaboración de las estrategias más adecuadas para cada caso. Luego, los pasos subsiguientes (incorporar las técnicas, tecnologías y herramientas necesarias) muchas veces dependerá de la capacidad para obtener la financiación adecuada para materializar el proyecto. Si a todo esto le sumamos las dificultades propias del entorno y del mercado, el hecho de encarar este tipo de proyectos de actualización y modernización de la empresa (con la resistencia cultural que ello implica) se torna un proceso de una complejidad tal, que resultan muy pocas las empresas que logran atravesarlo sin dificultades.
Como contrapartida a esta situación, existe un embrión de jóvenes entrepreneurs, recién egresados de la facultad, que salen a aventurarse en el mercado munidos de nuevos conocimientos y con un know-how más avanzado: son los creadores de una nueva e incipiente generación de pymes 2.0 que viene a dar respuesta y soluciones a nuevos paradigmas, que todavía no se encuentran plenamente instaurados en la sociedad o en los mercados, pero que ya crean tendencia.
Un ejemplo de ello lo representan las empresas de software, que realizan su start-up incorporando la más moderna tecnología, cuentan -a los sumo- con 4 personas o menos (incluido el dueño) y que, por el número de personas empleadas, bien podrían clasificarse como una microempresa, en la definición tradicional. La inversión en equipos puede no ser más de US$3.000, pero sus ventas pueden ser superiores al millón de dólares anuales. Muchas se localizan en la casa del dueño, no tienen rótulo físico (sólo electrónico) no obstante, manejan y generan uno de los capitales con mayor tasa de crecimiento en el mundo y pertenecen a la llamada “nueva economía”. Son altamente competitivas en la industria de los servicios informáticos, los videojuegos, y en el sector de software de aplicaciones.
El surgimiento de esta nueva generación de empresarios plantea otros interrogantes: ¿Qué clase de Ceos aportará la generación Y? Los Ceos de la generación X se convirtieron en self made man. Fueron testigos de la aparición del fax, las computadoras, internet, la caída del muro de Berlín y el surgimiento de la aldea global. Supieron adaptarse a todos estos cambios y demostraron una capacidad de resiliencia admirable. Como contrapartida, la generación Y no ha tenido que atravesar todos estos cambios y nacieron con la plataforma de la generación X ya asimilada, lo cual pone en duda si poseerán cualidades de “piloto de tormenta” ante una crisis. No poseen la experiencia de haberlas atravesado (con el consiguiente desarrollo de competencias que eso conlleva), pero sí han heredado el conocimiento brindado por las soluciones aportadas por la generación precedente. Considero que resulta falso plantear una antinomia entre ambas concepciones, dado que no resultan excluyentes, si no que deben contemplarse como experiencias complementarias. Como siempre, los más sabios serán los que logren combinar los aspectos más positivos y ventajosos de ambas generaciones.


CONCLUSIONES

La globalización se ha convertido en un elemento clave para el crecimiento de las Pymes en América Latina. Esto trae aparejado, como conclusión lógica, que las mismas causas que actualmente se tornan en factores de éxito para algunos, se pueden convertir muy pronto en factores de fracaso para otros. Quienes posean la capacidad de reflejos para entender y adaptarse a estos cambios, desarrollando nuevas competencias en la empresa, serán los que tendrán mayores probabilidades de éxito.
La competitividad en las empresas Pyme es función directa de sus principios estratégicos, del bagaje cognoscitivo de su factor humano y de su organización. De esta conceptualización se deriva que la competitividad tiene como factores determinantes la capacidad de adecuarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, el cual -cada vez más- se encuentra determinado por factores tecnológicos más que por la oferta y la demanda, determinando el nivel temporal de su capacidad competitiva intrínseca.
Una empresa puede ser competitiva en el proceso de transformación y no serlo en el de distribución o tener gastos generales o financieros desproporcionados, o estar gravada por un exceso de personal, de estructura, etc.
La competitividad de las empresas Pymes reside en su capacidad para crear valor en el corto plazo. Esta creación de valor debe ampliarse a mediano plazo, lo que permitiría la permanencia de la empresa en el largo plazo.
Las mayores áreas de oportunidad están en construcción y servicios profesionales, que se brindan bajo la modalidad de outsourcing, en rubros tales como tecnología, mercadotecnia y consultoría/asesoría profesional.


• Fuente: Adrián Chiogna Publicado por Lic. Pablo S. Calderón Publicado en Management

Wednesday, 6 November 2013

The Advantages of Business Intelligence




Business intelligence usually refers to computer software and other tools that collect all sorts of complex business data for a company and condense it into reports. The collected data may focus on a specific department, or give an overall view of the company's status. Large corporations with huge amounts of data to process are most likely to benefit significantly from business intelligence, though smaller concerns use it, as well. Business intelligence may help a company identify its most profitable customers, trouble spots within its organization, or its return on investment for certain products. Although a companywide business intelligence system is complex, costly and time-consuming to establish, when implemented and used correctly, its benefits can be significant.

Fact-Based Decisions


Once a company-wide business intelligence system is in place, management is able to see detailed, current data on all aspects of the business -- financial data, production data, customer data. They can read reports that synthesize this information in pre-determined ways, such as current return on investment reports for individual products or product lines. This information helps management make fact-based decisions, such as which products to concentrate on and which ones to discontinue.

Improves Sales and Negotiations


A business intelligence system can be a valuable asset to a company's sales force because it provides access to up-to-the-minute reports that identify sales trends, product improvements or additions, current customer preferences and unexplored markets. Detailed and current data is also a valuable backup to negotiations with suppliers or other vendors.


Eliminates Waste


A business intelligence system can point out areas of waste or loss that may have previously gone unnoticed in a large organization. Since a companywide business intelligence system works as a single, unified whole, it can analyze transactions between subsidiaries and departments to identify areas of overlap or inefficiency. According to the CIO website, in 2000 "with the help of [business intelligence] tools, Toyota realized it had been double-paying its shippers to the tune of $812,000."

Identifies Opportunities


Business intelligence can help a company assess its own capabilities; compare its relative strengths and weaknesses against its competitors; identify trends and market conditions; and respond quickly to change -- all to gain a competitive advantage, according to the Journal of Theoretical and Applied Information Technology. It helps decision makers act swiftly and correctly in response to opportunities; helps the company identify its most profitable customers, as well as potentially profitable customers; and assess the reasons for customer dissatisfaction before it begins to cost them sales.

 

 

Credit:   by Mary Strain, Demand Media
 
 

Monday, 4 November 2013

Microsoft Access: Business Intelligence on a Shoestring

Learn how to deliver dynamic content by building a meaningful Business Intelligence Application, utilizing only what is available on the client's desktop, when a Data Warehouse BI Application, SQL Server and SSIS/SSRS aren't an option.

Introduction

Recently I was between major contracts and was contacted by an agency that I have worked for before. They had a department within a major retail bank that was having difficulties with a Microsoft Access database, which had been created to allow the department to track the results of customer satisfaction within the company. As I started life as an Access developer and had a couple of months to spare before my next major project was due to start. I agreed to look into their problems.
The database, although well written by an internal resource. was quite rudimentary in its functionality and was only used to store manual imports from excel and csv files on a monthly basis into various data tables. Following the import, the user would then have to follow a set of instructions to amend stored queries within the database to create meaningful results, which could then be exported back to excel for the team to format into graphs. Once exported the data was then used to manually create graphs and tables that would be added to a dashboard, which was used to present the data to the business. The problems, as described by the head of the department, were the fact that the database was slow and required two to three days of intensive work by a non-technical resource to input the data and then create the reports, which had produced inconsistent data due to the “human error” factor when amending the queries in the second step.
After viewing the database, I agreed to hold a meeting with the major stakeholders to discuss their actual requirements and provide guidance on what they may actually require. Following the meeting, it was obvious that the department required the following:
  • The ability to store more than the 2 GB limit of MS Access to allow trends to be forecast from stored data
  • Automated upload of delivered files
  • Automated production of the required reports including Dashboards and KPI’s
  • Automated delivery of the resultant dashboards to the company
At the meeting, I discussed my recommendations and suggested that this project would be an ideal scenario for a Data Warehouse BI Application utilizing SQL Server and SSIS/SSRS to deliver dynamic content to the department and interested parties using a Sharepoint server. The head of the department discussed my recommendations with IT and asked about the feasibility of a project to deliver the above; this however proved unsuccessful as the company was going through a merge and IT was already fully committed to upgrading the core delivery systems within the company. At this point, the head of department discussed with me if I thought there was any way I could assist. Following discussions with a colleague, who I had known from a previous role when I worked within the IT area, it was established that I could gain access to an instance of MS SQL server, which led me to believe that I could help. Following further discussions, I embarked on delivering a BI suite utilizing just those applications available on the standard desktop along with access to a SQL Server instance.

Discussion

The main focus of this project was to move the application from a rudimentary Microsoft Access Database to a fully-fledged application using whatever applications and tools that were available within the business area. Investigation of the desktop established that MS Office 2003 Professional was installed on the desktop of every user along with Adobe Distiller 6.0. This, along with the availability of an instance of SQL Server 2005, led to the decision to convert the existing MS Access database to a Microsoft Access Project connected to a SQL Server backend, which would then utilize VBA and COM to automate all those manual processes including creation and delivery of the Dashboard. Utilizing a clean MS Access Project, I connected to an instance of SQL Server 2005 on the companies’ development box and proceeded to convert the import routines from the old database into data loads and error checking routines, using vba and SQL Server stored procedures to check the data on load. Due to the requirement of no table creation imposed on the company SQL Server, it was necessary to build permanent load tables to load the data in from the ADP.
To enable grouped and summed data to be used with the output of the ADP, I adapted a dynamic pivot routine that I have used before within SQL Server 2005 – I have included an example below – this provides very similar functionality to the Cross Tab Query within MS Access.
-- =============================================
-- Author:        Peter Evans
-- Author:        Peter Evans
-- Create date: 12 Jan 2008,
-- Description:   This procedure provides a list of all 
-- percent to target scores by division and month
-- for Dashboard creation.  It is called from the Front end which is a Access 
-- 2002 Front end.  Procedure is called using VBA calls.
-- parameters passed in are a non comma sep list of months for 
-- year one and year two and both year dates as integer along
-- with channel identifier and concpet identifier
-- data is returned from the View DBoardConceptScore which has a 
-- derived field MonthId which provides a sort capability for the 
-- pivot table created and also an identifer of month in varchar format
-- =============================================
 
ALTER PROCEDURE [dbo].[T100output_DBoardConceptPercData] 
      -- Add the parameters for the stored procedure here
@intChanId smallint, @strRMth1 nvarchar(2000), @intYear1 smallint,
@strRMth2 nvarchar(2000), @intYear2 smallint, @intConcept smallint
 
AS
BEGIN
 
DECLARE @colsY2 NVARCHAR(MAX)
SELECT  @colsY2 = STUFF(( SELECT DISTINCT TOP 100 PERCENT
                                '],['+ Cast(t2.MonthId as Varchar(9))
                        FROM    CalendarView AS t2 INNER JOIN 
dbo.iter_intlist_to_tbl(@strRMth1) AS i ON t2.Month = i.number      WHERE Year = @intYear1
ORDER BY '],['+ Cast(t2.MonthId as varchar(9))
                        FOR XML PATH('')
                      ), 1, 2, '') + '],'
 
SELECT @colsY2 = @colsY2 + STUFF(( SELECT DISTINCT TOP 100 PERCENT
                                '],['+ Cast(t2.MonthId as Varchar(9))
                        FROM    CalendarView AS t2 INNER JOIN 
dbo.iter_intlist_to_tbl(@strRMth2) AS i ON t2.Month = i.number WHERE Year = @intYear2
ORDER BY '],['+ Cast(t2.MonthId as varchar(9))
                        FOR XML PATH('')
                      ), 1, 2, '') + ']'
 
DECLARE @cols2 NVARCHAR(MAX)
SELECT  @cols2 = STUFF(( SELECT DISTINCT TOP 100 PERCENT
'],pvt.['+ Cast(t2.Monthid as Varchar(9))
                        FROM    CalendarView AS t2 INNER JOIN 
dbo.iter_intlist_to_tbl(@strRMth1) AS i ON t2.Month = i.number
                        WHERE Year = @intYear1
ORDER BY '],pvt.['+ Cast(t2.MonthId as Varchar(9))
                        FOR XML PATH('') 
                      ), 1, 2, '') + '],'
 
 
SELECT @cols2 = @cols2 + STUFF(( SELECT DISTINCT TOP 100 PERCENT
'],pvt.['+ Cast(t2.Monthid as Varchar(9))
                        FROM    CalendarView AS t2 INNER JOIN 
dbo.iter_intlist_to_tbl(@strRMth2) AS i ON t2.Month = i.number
                        WHERE Year = @intYear2
ORDER BY '],pvt.['+ Cast(t2.MonthId as Varchar(9))
                        FOR XML PATH('') 
                      ), 1, 2, '') + ']'
 
 
DECLARE @query NVARCHAR(MAX)
SET @query = N'
SELECT pvt.Title,' + @cols2 +'
FROM  (SELECT  t2.Title, t2.MonthId, t2.Concept, t2.PercScore    
FROM DBoardConceptScores AS t2 
WHERE t2.Concept = ' + cast(@intConcept as varchar (2)) + ' 
AND t2.ChanFk =' + cast(@intChanId as varchar(1)) + ')p 
PIVOT (Sum([percscore]) FOR [Monthid] IN (' + @colsY2 + ')) AS pvt  
ORDER BY pvt.Title'
 
EXEC (@query)
 
END
 
Once the data had been imported and saved correctly, it was then down to the matter of delivering the reports. Allowing the users to select using a form from the ADP and then using a module within vba to call a stored procedure to create the data required for the reports removed the “human error” side of the equation. Once selected, the reports run in the background, creating an excel version of each report chosen, utilizing vba com calls to open excel on the clients machine, call an existing template and populate the data using ado recordsets based on stored procedures . These reports included monthly average data and results against targets, summary data based on yearly and quarterly stored and dynamically created data and the monthly dashboard, which gave an overview of the companies’ performance against not only targets but also their competition, but utilized automatically produced charts instead of figures.
automatically produced charts
automatically produced charts
After the excel reports had been verified by the team they then required the ability to create pdf versions of the documents to be automatically emailed to branches, divisions and regions. This was achieved using pdf distiller, which had been installed on the user’s machines as standard. The emailing of the reports was achieved by leveraging the COM component of MS Access to talk to an SMTP server to create the mail item and attach the required reports and then despatch. The SMTP server was utilized to avoid the recent updates to MS Outlook security, which would have required a special script to have been written for the users despatching the mail to prevent the annoying pop up of the security warning, which would have appeared for each report (at the lowest level this would be over 700). To achieve a ‘sent’ item in the departments mail box, a copy was sent to the department group mail box and a rule run on the incoming folder to transfer mails with a certain subject line into the sent folder of the mailbox. Along with the produced reports and graphs, the users were also given the ability to generate reports as Excel files to allow further investigatory work to be completed.

Conclusion

It is possible with a little creativity and a lot of hard work to provide a form of Business Intelligence to the broader community without utilizing a Data Warehouse or any of the normal tools associated with either MOLAP or ROLAP storage. Using a mix of standard desktop applications and available storage mediums, a pseudo warehouse has been created which is accessed with SQL stored procedures controlled from the desktop. It is appreciated that this application is narrowly focused on one area of business intelligence delivery but is hoped that the ability to export slices of the stored data tables into MS Excel will allow the department to deliver extended reports based upon the Dashboard and KPI’s created. This application has already been up and running within the company for nearly two years and has had a major impact on how the company deals with its customers.

Deliverables included:

  • Automated upload of excel and cvs delivered data – including data checks for consistency and completeness of the file being uploaded.
  • Conversion of MS Access queries and modules to MS SQL Server 2005 stored procedures and functions.
  • Automated population of stored summarized data tables.
  • Leverage of MS Access COM and MS Excel COM abilities to create automated dashboard production on a monthly basis utilizing 15 individual metrics.
  • Leverage of MS Access COM and MS Outlook COM abilities to create automated monthly distribution including dynamically updateable details to each group of emails.

By Peter Evans     http://www.databasejournal.com/features/msaccess/article.php/3871841/Microsoft-Access-Business-Intelligence-on-a-Shoestring.htm